Business Intelligence i upravljački problemi u poduzeću – prvi dio

Poslovna analitika

Business Intelligence i upravljački problemi u poduzeću – prvi dio

Posjedovanje odgovarajuće informacije pretpostavka je rješavanja problema na svim razinama i u rješavanju svih upravljačkih problema. Postoje tri tipa informacija čiji je presjek potrebno stalno uvećavati. Slika 1. prikazuje tri skupa informacija:

  1. potrebne informacije (crveni kvadrat)
  2. tražene informacije (zeleni kvadrat)
  3. ponuđene informacije (plavi kvadrat)

Potrebne informacije odražavaju strukturu upravljačkih problema pa poznavanje te strukture ujedno potvrđuje poznavanje potrebe za svim informacijama koje su važne za donošenje racionalne odluke. To je zapravo skup informacija koje su potrebne za rješavanje određenog skupa problema. Ako je upravljački problem npr. likvidnost poduzeća, onda treba tražiti informacije vezane za dane vezivanja kupaca, dobavljača i koeficijent obrtaja zaliha. Naravno, postoje još obveze za poreze, plaće i eventualne kreditne obveze. Međutim, porezi i plaće su “tvrde” veličine  pa se na likvidnošću ipak upravlja ako se “poslože” potraživanja i zalihe.

Tražene informacije označavaju onaj skup informacija kojima donositelj odluke želi raspolagati prigodom odlučivanja. Te informacije menadžer traži u procesu donošenja odluke. Znanje menadžera iskazano je činjenicom da zna koje informacije treba tražiti da bi riješio određeni upravljački problem. Ako je menadžer definirao likvidnost kao problem, onda će tražiti upravo one informacije koje traži struka: dani vezivanja kupaca, dobavljača i koeficijent obrtaja zaliha.

Ponuđene informacije predstavljaju onaj skup informacija kojima informacijski sistem ili neki izvor raspolaže. Informacijski sistem (u ovom slučaju BI) je uvjetovan zahtjevima strukture upravljačkih problema, podređen je traženjima donositelja odluka i mora biti oblikovan tako da raspolaže i nudi one informacije koje su potrebne i tražene. E, tu nastupa Business Intelligence. On je moćan ako se zna koristiti. BI predstavlja ogroman potencijal ako menadžer zna što treba tražiti da bi se učinkovito upravljalo odnosno rješavalo upravljačke probleme.

Idealna je situacija kada kada se u potpunosti podudaraju potrebne, tražene i ponuđene informacije. U tom slučaju govori se o “dobro strukturiranim problemima”. To zapravo znači da je menadžer uočio problem, zna koje mu informacije trebaju te one postoje u traženom obliku.  Suprotno, ako je područje označeno crnim kvadratom malo, tj. presjek potrebnih, traženih i ponuđenih informacija minimalan, veća su ograničenja za donošenje racionalnih odluka. Tada se radi o “slabo strukturiranim problemima”.

Broj upravljačkih problema u realnom svijetu je neograničen. Ako bi se pokušao pronaći univerzalni recept za rješavanje upravljačkih problema, posao bi bio nemoguć. Svako je poduzeće jedinstveno sa stajališta načina upravljanja. Stoga nema rješenja bez individualne analize. “Konfekcijskom pristupu” nema mjesta. Nameće se jedan drugi pristup, a to je “rješenje po mjeri”. Stoga je i Business Intelligence rješenje uvijek rješenje po mjeri pojedinog poduzeća. Zato se čuvajte onih koji kažu da imaju rješenje za sve vaše probleme. Ili imaju bujnu maštu ili ne znaju puno o temi zvanoj BI.

Prilikom analize upravljačkih problema javlja se upravljački problem koordinacije (odnos strategija – taktika) i harmonizacije (npr. više kratkoročnih ciljeva istovremeno) područja, ciljeva i upravljačkih veličina te informacija o njima. Slika 2. pokazuje upravljačke veličine i upravljačke probleme.

Upravljački problemi uvijek se rješavaju prema redoslijedu koji je definiran vremenskom dimenzijom: likvidnost, profitabilnost i stvaranje konkurentske prednosti (vitalnost poduzeća).

Likvidnost je svojstvo imovine i svojstvo poduzeća. Sa stajališta imovine, likvidnost predstavlja  mogućnost unovčivosti. Sa stajališta poduzeća, likvidnost se može definirati dvojako – kao sposobnost izmirivanja obveza odnosno kao sposobnost raspolaganja sveukupnim sredstvima i sveukupnim obvezama.

Likvidnost ovisi o značajkama djelatnosti i značajkama upravljanja. Značajke djelatnosti određuju pregovaračku moć poduzeća prema kupcima,  dobavljačima i konkurenciji. Osim toga, na likvidnost utječe i duljina proizvodnog ciklusa. BI pomaže prilikom mjerenja likvidnosti odnosno pomaže učinkovitijem upravljanju potraživanjima, zalihama i dugovima.

Profitabilnost znači učinkovito komponiranje postojećih resursa radi stvaranja pozitivne razlike između ukupnih prihoda i ukupnih rashoda. Mjera profitabilnosti poduzeća u cjelini u funkciji je rizika s kojima se poduzeće suočava u svom poslovanju. Ako je rizik veći i traženi prinos na uložena sredstva je veći.  Profitabilnost poduzeća kao cjeline može se dekomponirati prema više kriterija: proizvod, grupa proizvoda, distribucijski kanal. Tu nam ponovo pomaže BI kako bi se vidjelo koji proizvod,  koji kupci odnosno koji distribucijski kanal stvara profit.

Vitalnost ili sposobnost preživljavanja na dugi rok znači da  će poduzeće zadržati sposobnost učinkovitog djelovanja u promijenjenim poslovnim okolnostima.  Nosit će se s konkurencijom zadovoljavajući zahtjeve kupaca. Put do vitalnosti vodi preko učinkovitosti djelovanja ili profitabilnosti. To znači da mora raditi “prave stvari na pravi način”. Efektivnost ili “raditi prave stvari” znači odgovarati na zahtjeve okoline odgovarajućim proizvodnim programom, ekološkim standardima, sustavom vrijednosti koje okruženje nameće. “Raditi na pravi način” ili “raditi dobro” znači raditi učinkovito. Mjerilo za “raditi dobro” je stvarati očekivanu profitabilnost.

Kako bi poduzeće neprestano radilo prave stvari na pravi način, mora znati što se od njega očekuje. Poduzeće mijenja svoju poziciju prema okruženju i prema onome gdje je bilo u prošlosti. Zadatak je menadžmenta prevoditi poduzeće iz jednog stanja u drugo. Za taj prijelaz poduzeće se mora pripremiti i za to su mu neophodne informacije. Taj prijelaz u nova stanja znači promjenu unutarnjeg stanja poduzeća, odnosno oblika unutarnjih veza, oblika odnosa i načina funkcioniranja poduzeća. Za razvitak poduzeća potrebno je kontinuirano generiranje novih informacija. Tu je ponovo važna uloga BI-a. Što radi konkurencija? Gdje je prisutna? Kakva je mogućnost prodora na nova tržišta? S kojim cijenama? Što se događa s navikama kupaca? Da li lansirati novi proizvod? Što se događa na tržištu dobavljača? Puno pitanja na koja treba odgovoriti dobar BI sustav! Zapamtimo: likvidnost, profitabilnost, vitalnost. O konkretnim metodama u idućim nastavcima.

Kontakt: hrvoje.patajac@os.hinet.hr

(H.P.)