Poslovna analitika

Business Performance Management

Performance Management je pojam koji se vrlo često čuje u zadnje vrijeme, a pogotovo u kombinaciji s poslovnom inteligencijom, planiranjem, konsolidacijom i scorecardingom. Što se krije iza te relativno nove kovanice?

Piše: Dražen Oreščanin

Poduzeća sve više ljudskih i financijskih resursa usmjeravaju na upravljanje učinkom (eng. performance). Kvalitetno upravljanje učinkom podrazumjeva pažljivo planiranje svih segmenata poslovanja, kreiranje ključnih pokazatelja, koji odražavaju stvarno stanje, tj. kako kompanija zaista posluje, i na kraju analizu razloga i izvora odstupanja između želja i stvarnosti, tj. plana i rezultata. Performance Management je filozofija koja stoji iza ovakvog ponašanja kompanije. Tim su nas buzwordom u zadnjih godinu ili dvije doslovce zatrpale softverske kompanije, ali zapravo se radi o poslovnim ljudima vrlo bliskom konceptu. Budući da nudi rješenja za probleme sa kojima su poduzeća ionako suočena, Performance Management je vrlo brzo prihvaćen i raširen u zapadnom svijetu. Umjesto termina Performance Management ponegdje se koristi i termin BPM (Business Performance Management), CPM (Corporate Performance Management) ili EPM (Enterprise Performance Management), ali smisao same kovanice je isti. Bitno je ne miješati Performance Management s Busines Process Managementom, odnosno upravljanjem, optimizacijom i reinženjeringom pojedinih poslovnih procesa, koje ima sličnu skraćenicu, ali bitno drugačiji smisao.

Definicija Performance Managementa je vrlo jednostavnaPerformance Management je termin koji opisuje procese, metodologije, metrike i sustave koji se koriste za upravljanje i nadzor nad poslovnim rezultatima poduzeća. Vrlo je važno obratiti pažnju da Performance Management nije pojam vezan isključivo za tehnologiju, nego se tehnologija koristi kao sredstvo koje omogućava da se metodologije, metrike i procesi definiraju, prate, vizualiziraju i pohrane. Na taj način, dobija se integrirani portfelj procesa, arhitekture i aplikacija koje prožimaju lanac kreiranja vrijednosti, te omogućavaju bržu reakciju na tržišne prilike i promjene. Predviđanja Gartner Grupe kažu da će se od današnje situacije, u kojoj su informatički odjeli unutar tvrtki nositelji BI inicijativa i u kojoj je korištenje BI sustava uglavnom konzumentske prirode, do 2012. godine BI i Performance Management metodologije i sustavi transformirati u aktivne nositelje i pokretače poslovnih transformacija.

Dva su osnovna gradbena tehnološka elementa koja čine Performance Management sustav. Prva komponeneta je infrastrukturna, odnosno u tvrtkama već uobičajeno skladište podataka i izvještajno-analitički BI sustav za potporu poslovnom odlučivanju. Druga komponenta je aplikativna, odnosno nadogradnja postojeće izvještajne infrastrukture specijaliziranim analitičkim aplikacijama koje pokrivaju pojedine analitičke procese ključne za upravljanje rezultatima tvrtke – to su aplikacije za planiranje i budžetiranje, predviđanja, konsolidaciju, te upravljanje ključnim indikatorima poslovanja.

Skladište podataka i Business Intelligence sustav

Problematiku skladišta podataka i BI sustava nije potrebno razlagati u detalje, budući da je sigurno gotovo svima već vrlo dobro poznata. Skladišta podataka i BI sustavi su neizostavni infrastrukturni dio Performance Management okruženja.

Ako ostvareni rezultati nisu u skladu s postavljenim ciljevima, poduzeće mora biti u mogućnosti naći odgovor na pitanje koji je razlog tome. U tom smislu, BI sustav je analitička komponenta koja omogućava pronalaženje oogovora na pitanja na najnižoj razini granularnosti podataka. Ako prodaja nije onakva kakva je planirana, BI sustav mora dati odgovor na pitanja poput koji proizvod se ne prodaje dobro, na kojim tržištima, kod kojih kupaca i slično.

Kad se identificiraju razlozi odstupanja i kad se jasno odredi gdje se može djelovati, a gdje ne, te kada se odrede mjere djelovanja, cijeli Performance Management ciklus može započeti.

Planiranje i predviđanja

Jedna od poslovnih dogmi kaže: Failure to plan is plan to failure! Niti jedan prijevod na hrvatski ne bi ovako dobro zvučao, ali smisao bi se mogao sažeti u ideju da je bolje imati bilo kakav plan nego nikakav. Plan poslovanja je danas temeljni poslovni dokument. Performance Management u poslovnom smislu nije donio ništa revolucionarno novoga, ali u procesnom itekako jest. I prije postojanja Performance Managementa se planiralo, najviše korištenjem Microsoft Excela, najmoćnijeg oruđa analitičara diljem svijeta.

Prava snaga sustava planiranja i predviđanja unutar Performance Management sustava vidi se u dijelu prikupljanja samih planova. Sučelja za planiranje su jedinistvena i jednostavna za upotrebu, a sam proces prikupljanja planova je puno efikasniji. Snaga Performance Managementa još više dolazi do izražaja u dijelu konsolidacije mnoštva međusobno nepovezanih i raspršenih planova, a najviše u dijelu brzog i fleksibilnog analiziranja planova, koje daju odgovore na pitanja poput: što će se dogoditi sa rezultatom poduzeća ako podignem prodajnu cijenu, smanjim rabate, optimiziram zalihe i slično. Mogućnost ovakvih what-if analiza, multidimenzionalni pogledi na planove i logika poslovnih pravila za integraciju više poslovnih planova u financijski plan i planska temeljna financijska izvješća omogućava poduzećima značajne uštede vremena i ljudskog rada potrebnog da bi se obavio jedan tako složen posao kao što je korporativno planiranje.

Nezavisne su studije pokazale da se u velikim svjetskim tvrtkama potroši i do 3% ukupnih prihoda samo na proces planiranja – ovakav sustav ostvaruje tvrtkama znatne uštede u vremenu i financijskim resursima.

Kad usporede planove i pokazatelje, poduzeća se najčešće suoče sa činjenicom da su se dogodila određena odstupanja, koja treba idenfiticirati, razumjeti zašto su se dogodila, i brzo djelovati, odnosno otkloniti razloge njihova nastanka. Samo djelovanje može biti raznoliko, poput izbacivanja novog proizvoda na tržište, marketinških akcija za povećanje prodaje, mjera štednje za snižavanje troškova i sl. Naravno, dio odstupanja rezultat je objektivnih vanjskih čimbenika na koje se ne može utjecati.

Sustavi za planiranje vrlo često imaju i funkcionalnost predviđanja rezultata do kraja planskog perioda (godine), za koje se kod nas udomaćio engleski pojam rolling forecast. Ukartko, na temelju realizacije prvih nekoliko mjeseci unutar godine, pomoću raznih statističkih metoda predviđa se ukupni rezultat do kraja godine i po potrebi korigira godišnji plan.

Scorecarding

Nakon izrade planova, slijedi razdoblje u kojem se prate učinici – pažljivo se promatra što se stvarno događa u poslovanju. U tu svrhu, management mora definirati ključne pokazatelje poslovanja (eng. key performance indicators – KPI), iz kojih će vrlo lako moći zaključiti da li je stvarnost u skladu sa ciljevima. Ekonomska teorija i praksa poznaje puno takvih pokazatelja, a koji od njih su najkvalitetniji uzimajući u obzir specifičnosti poduzeća – to mora biti odluka managera.

U ovom dijelu Performance Management sustava, pomažu nam metodologije poznate pod nazivom uravnotežena tablica rezultata (eng. Balanced Scorecard), temeljene na poznatoj teoriji Nortona i Kaplana s Harvarda, o kojima također ne treba trošiti previše riječi. Na temelju njihove metodologije, brojni dobavljači softvera razvili su rješenja koja mogu pratiti ostvarenje KPI-eva kroz vrijeme. Također se vrlo često koriste i metodologije poput Six Sigma ili Active Based Costinga.

Konsolidacija

Jedna od najbitnijih analitičkih aplikacija unutar Performance Management sustava je sustav za konsolidaciju. U manjim, samostalnim tvrtkama, takav sustav nije bitan jer za njim ne postoji potreba, ali u velikim regionalnim ili globalnim tvrtkama poput Deutche Telekoma, Plive ili Agrokora, uloga takve platforme je ključna kako bi menadžment imao pravovremenu konsolidiranu informaciju o poslovanju tvrtke. Također, takve platforme omogućavaju brzo kreiranje statutarnih izvješća nužnih za burze i regulatorna tijela.

Sustavi za konsolidaciju omogućavaju učitavanje podataka iz različitih izvora iz više tvrtki unutar korporacije, te na njih primjenjuju pravila izbijanja inter-kompanijskih prihoda kako bi se dobili realni prihodi holdinga. Također, pomoću takvih sustava radi se i konsolidacija bilance. Jednom kada se pravila definiraju, kreiranje konsolidiranih izvještaja za slijedeće periode je brzo i jednostavno, bez brojnih Excel tablica i mogućih pogreški.

Glavni igrači na tržištu

Gotovi svi vodeći dobavljači rješenja za BI su vrlo brzo shvatili da je Performance Management budućnost industrije, pa su tijekom prošlih godina potrošili pozamašne svote da bi svoju BI ponudu proširili elementima za planiranje, budžetiranje, konsolidaciju i scorecarding. Veliki su progutali male u rekordnom roku, i to gotovo sve što je vrijedilo.

Jedan od pionira u tome je svakako bio Cognos, koji je na kraju 2002. godine kupio dobavljača platformi za planiranje Adaytum, dvije godine kasnije i dobavljača platformi za konsolidaciju Frango, a ove godine i Applix. U tom trenutku su sve tri kompanije bile tržišni lideri u svojim područjima. U Cognosu su vrijedno radili na integraciji, kao i na razvoju Scorecarding sustava, i na taj su način svoju Performance Management ponudu zaista uobličili u kompletan i kvalitetan sustav, što je Gartner honorirao mjestom u kvadrantu tržišnih lidera.

Drugi veliki igrač na Performance Management tržištu koji dolazi s BI područja bio je Hyperion, koji se uglavnom u razvoju proizvoda za planiranje i konsolidaciju oslanjao na vlastite snage. Početkom 2007. je Oracle kupio Hyperion za izdašnih 3,3 milijarde dolara i u slijedećem izdanju Gartnerovog magičnog kvadranta će preuzeti njegovo mjesto među liderima. Ta je akvizicija označila početak ere konsolidacije i nestajanja velikih „autohtonih“ BI dobavljača. Slijedeća meta je bio Business Objects, koji je nedavno kupljen od strane SAP-a za još većih 4,8 milijarde Eura.

S ERP područja najjači utjecaj na tržište ima SAP, koji unutar već dobro poznatog Business Warehousea ima i komponentu koji se zove SAP SEM (Strategic Enterprise Management) za planiranje i konsolidaciju, a kupnjom OutlookSofta i Business Objectsa, ambicije se dodatno povećavaju.

Implementacije u Hrvatskoj

Kako Performance Management nije isključivo tehnološko pitanje, implementacije ovakvih sustava nisu isključivo u domeni specijaliziranih informatičkih kuća, iako su one u tom dijelu tržišta vrlo prepoznatljive. S jedne strane tu su softverski divovi Microsoft, SAP, Oracle i IBM, a s druge strane hrvatske specijalizirane tvrtke za implementaciju analitičkih sustava poput Poslovne Inteligencije, Alfateca ili Megatrenda.

Također, kao konzultanti u procesnom i metodološkom dijelu, prvenstveno vezano za Scorecarding metodologije, pojavljuju se i velike svjetske konzultatnske kuće, poput KPMG-a ili Accenturea. Konačno, na tržištu se, kao ponuditelji konzultantskih usluga pojavljuju i tvrtke specijalizirane za edukaciju menadžmenta i implementaciju sustava kvalitete, te fakulteti i svučilišni profesori.

Dakle, potencijalnih dobavljača softvera i usluga ne nedostaje, a na tvrtki je da izabere ponuđača čije će rješenje ponajbolje odgovoriti na njegove potrebe. Osnovno pravilo kaže da je znanje i metodologija puno bitnija od tehnologije, budući da će svaka tehnologija koja ima tisuću ili više korisnika u svijetu, sigurno biti dobra i za bilo koju tvrtku u Hrvatskoj.

Performance Management je pojam o kojem će biti još puno riječi u poslovnoj i informatičkoj javnosti u slijedećih desetak i više godina, te će mnoge tvrtke, ako već nisu, krenuti u impelementaciju Performance Management sustava, koji će za nekoliko godina postati strateška i inovativna okosnica njihovog poslovanja. (D.O.)