Informacijski sustavi za planiranje i budžetiranje

Poslovna analitika

Informacijski sustavi za planiranje i budžetiranje

Informacijski sustavi za planiranje i budžetiranje

Piše: Lidija Ivaštinović, lidja@inteligencija.com

Velik dio poduzeća danas ima strateški plan poslovanja definiran kroz misiju i viziju. Međutim, većina njih taj plan ne uspjeva implementirati na taktičkoj razini, već se u trenutku izrade taktičkog plana oslanaju na godišnji proces planiranja i budgetiranja. Iako se tvrtke danas uglavnom oslanjaju na Excel kao analitičku platformu za proces planiranja, postoje sofisticirane informacijske platforme koje taj proces ubrzavaju, pojednostavljuju i donose mu novu kvalitetu.

Proces planiranja se odnosi na period od 12 mjeseci, a u ovisnosti o složenosti organizacije, može potrajati od nekoliko tjedana do nekoliko mjeseci, sve dok se kreira ona verzija plana koja će biti zadovoljavajuća za vlasnike i management kompanije. Poduzeća započinju planiranje i budgetiranje za slijedeću godinu u trećem ili četvrtom kvartalu tekuće godine, i taj dokument potom predstavlja temelj za očekivanja od slijedeće poslovne godine godine. Kreirati dobar poslovni plan u propisanim rokovima postaje glavni izazov. Ovaj proces može se opisati kao iznimno birokratski, u kojem su cijeli odjeli, najčešće Financije i Kontroling, posvećeni samo izradi budgeta za slijedeću godinu. U tom periodu se radi dvostruko više, održava se čitav niz sastanaka, mailovi kolaju na sve strane, ali je rijetko taj proces usmjen na postizanje konačnog rezulata. Češće je on samo hvatanje rokova i suočavanje sa nizom izazova, od kojih je, u složenijim poduzećima, tehnološki izazov jedan od najvećih. Naime, planiranje korištenjem tradicionalnih alata i tehnika, najčešće tabličnih kalkulatora među kojima prednjači Excel, iznimno je teško. A fokusiranje na vremenski period duži od godine dana, koji zahtjeva još više unosa i konsolidacije podataka, nosi u sebi rizik da plan ne bude završen na vrijeme. Zašto je tomu tako?

Prikupljanje i konsolidacija podataka iz različitih organizacijskih djelova zahtjeva iznimno puno vremena, pri čemu to prikupljanje nije jednostavno nego najčešće podrazumijeva konverziju i različite druge manipulacije nad podacima. Čak i kad se podaci uspiju prikupiti slijedi proces otkrivanja i popravljanja veza i odnosa koji su popucali ili nedostaju. Sve to treba obaviti prije roka za izradu prezentacije godišnjeg plana, pri čemu za analizu podataka ostaje vrlo malo vremena.

Sam unos podataka nije inutitivan i vrlo često je izvor pogrešaka. Osim samog unosa, nerijetko se događa da osobe koje nisu ovlašene za to mijenjaju formule, dodaju redove i prilagođavaju izgled tablica svojim potrebama, pa se kasnije u procesu kosolidacije svih prikupljenih podataka jako puno vremena troši na rješavanje problema kvalitete podataka koji pristignu. Financije ili Kontroling, koji moraju obaviti taj nezahvalan posao, prisiljeni su mijenjati ili ponovo unositi podatke, jer najčešće više nemaju vremena čekati da im ostale oragnizacijske jedinice pošalju ispravne verzije.

Excel kao platforma za planiranje

Excel je izuzetno fleksibilan alat koji omogućava svakom korisniku PC-a postavljanje i rješavanje jednostavnih, ali i složenijih poslovnih problema. Relativno lako ovladavanje svim njegovim mogućnostima je razlog velike raširenosti i primjene. Kompatibilnost (mogućnost ekstrakcije) sa složenijim softverskim aplikacijama čine ga poželjnim i lako dostupnim alatom na desktopu svakog analitičara. Međutim, Excel kao alat ima i određena ograničenja, odnosno često se pokaže da ono što se smatra njegovom prednošću, ujedno predstavlja i njegove mane. Njegovo najveće oružje – povezivanje s više desetaka drugih tablica, je izvaredna, ali ujedno i najslabija točka koja zahtjeva veliku pažnju i koncentraciju korisnika u manipuliranju podacima.

Tradicionalni alati poput Excela ograničeni su u pogledu količine podataka koji se mogu obraditi. Naime, veća količina podataka (preko 256 kolona i 65.000 redataka) zahtjeva da se jedan dokument dijeli u više manjih, međusobno povezanih linkovima i formulama. Tako se rješavanje problema količine podataka zamjenjuje stvaranjem drugog problema – međusobnog povezivanja. Nadalje, promjena u samo jednoj ćeliji, zahtjeva konsolidaciju svih linkova i formula, i tek onda postaje moguće vidjeti kako je učinjena promjena utjecala na konačni rezultat.

Excel tablica je dvodimenzionalni pogled na podatke, i kako takva nije pogodna za analize koje je potrebno obaviti prije samog procesa planiranja, kao što je usporedba realizacije sa planom iz tekućeg perioda. Podaci potrebni za analize nalaze se na drugim platformama i u drugačijim formatima, a perpektiva iz koje se promatra isti podatak različita je od odjela do odjela, npr. prodaju može zanimati analiza po proizvodima i kupcima, dok logistiku može zanimati analiza istog ali po distribucijskim rajonima. Sučeljavanje različitih perspektiva u istoj datoteci je nemoguće, i zahtjeva kreiranje posebnih sheetova za svaku perspektivu.

Planiranje putem Excela usmjereno je najčešće na izradu Računa dobiti i gubitka, a planske Bilance i Tijekovi novca obično se ne izrađuju ili nisu dovoljno povezane sa elementima P&L-a. Troškovi se prikupljaju od odgovornih rukovoditelja organizacijskih jedinica, zajedno sa projekcijom prihoda od strane prodaje i troškova proizvodnje. Podaci se zatim konsolidiranju u jedan dokument (popularno zvan master) gdje manageri relativno lako mogu vidjeti krajnji rezulat. Što su podaci detaljniji, tablice postaju veće i složenije. Projekcije dinamike naplata i isplata, posebno tamo gdje se koriste složenije tehnike poput accrual-sa i sl, sa Excelom je nemoguće.

Informacijski sustavi za planiranje i budžetiranje

U cilju prevladavanja ovih ograničenja, unatrag nekoliko godina, inzenzivno se razvijaju tehnološke platforme za planiranje i budžetiranje. Zanimljivo je da one ne nastaju kao samostalne plaforme, već kao element cjelovitog sustava za upravljanje performansama poduzeća (tzv. BPM – Business Performance Management, ili CPM -Corporate Performance Management). Radi se o integriranim sustavima koji obuhvaćaju tri temeljene aktivnosti za uspješno upravljanje: planiranje poslovanja, nadziranje ostvarenja ključnih pokazatelja i detaljnu analizu svih podataka. Omogućavaju jednostavnije prikupljanje, konsolidaciju, izvještavanje i analizu financijskih i drugih podataka.

Temelje se na multidimenzionalnim podatkovnim strukturama koje su puno prihvatljivije, budući je i samo poslovanje multidimenzionalno. Umjesto pokušaja da se složeno poslovanje doslovce nagura u jednostavnu tablicu, vrlo veliki broj podataka povezuje na način i u onim odnosima koje definira sam korisnik podataka.

Ove platforme pojednostavljuju proces unosa planskih podataka. Svaki sudionik procesa planiranja dobiva svoj dio forme za unos koja je potpuno prilagođena specifičnostima poslovne funkcije za koju izrađuje plan, i na kojima ne može napraviti nikakve izmjene nad formulama ili mijenjati oblik. Forme su prednapunjenje podacima o ostvarenju i ostalim podacima koji mu služe kao podloga u procesu planiranja (smjernicama proizašlim iz top down plana, komentarima i uputama od strane nadređenih rukovoditelja i sl.). Na taj način su svi podaci potrebni za uspješnu izradu plana na jednom mjestu i planer ne mora posezati u druge izvore da bi pristupio onom što mu je potrebno. Točnost podataka u sustavu ovisna je isključivo o kvaliteti unesenih podataka, a ne o ispravnosti složenih formula i linkova, kao što je to slučaj sa Excel datotekama.

Nadalje, temeljem unaprije definirane hijerarhije i skupa ovlaštenja proces planiranja je potpuno pod kontrolom managementa, budući je za svakog sudionika moguće vidjeti status u kojem se nalazi (da li radi na planu, da li je uopće započeo sa procesom planiranja i kada je izvršio zadnju promjenu), što je iznimno važno u situacijama poput velikog broja troškovnih mjesta pri čemu svako troškovno mjesto izrađuje svoj plan troškova. Osobe koje su unutar sustava zadužene za odobravanje ili odbijanje planova pojedinačnih planova, s obzirom da nadziru unose, mogu vrlo brzo reagirati u slučaju bilo kakvih nelogičnosti, pogrešnih unosa i slično i vratiti plan na korekcije.

Sam unos podataka moguće je dodatno olakšati ugrađivanjem statističkih forecast funkcija, poput trenda i linearnih ekstrapolacija, gdje se planski podaci generiraju temeljem unesenih parametra, a funkcija sudionika procesa planiranja je podatke verificirati i izvšiti potrebne korekcije sukladno saznanjima i specifičnostima poslovnog okruženja.

Sve te forme, temeljem skupa poslovnih pravila ugrađenih u sustav zbrajaju se automatizom i obrađuju do razine temeljnih financijskih izvještaja. Bez obzira na složenost obrada koje je kasnije, nakon svih potrebnih unosa potrebno izvršiti, poput rasporeda troškova zajedničkih funkcija temeljem unesenih ključeva, obračuna proizvodnje i sl., izmjena nekog od ulaznih podataka, ne zahtjeva nikakve dodatne korekcije i provjere formula i linkova, budući sustav može biti konsolidiran do te mjere da svaki unos bude povezan tako da se promjena odrazi na krajni rezultat.

Ovakva rješenja su skalabilna i u stanju su podržati rast organizacije, a da to ne zahtjeva puno truda i rada na prilagodbni postojećih datoteka i linkova. Budući se radi o integriranoj platformi, kreirani poslovni planovi jednostavno se proslijedjuju u analitički izvještajni dio sustava gdje se sučeljavaju sa realizacijom na odgovarajućoj razini detalja u cilju praćenja ostvarnja i pronalaženja izvora odstupanja. Planski se podaci tu, ovisno o potrebama, mogu alocirati na detaljnije razine. Npr. ako se planira na razini grupa proizvoda, moguće je izvršiti alokaciju na same proizvode temeljem prošlogodišnje/tekuće realizacije i sl.

Ako je proces planiranja jednostavan, neopterećen ručnim obradama i maksimalno automatiziran, tada ostaje više vremena za provođenje tzv. what-if analiza koje omogućavaju praćenje učinka na performanse poduzeća, kako značajnih promjena unutar poslovanja poput pokrenja novog proizvoda, tako i onih relativno malih promjena poput promjene prodajne cijene. Mjenjanjem parametra vrlo lako se može fino balansirati i optimizarati buduće poslovanje. Naravno, pretpostavka za to je modeliranje poslovanja i definiranje zavisnosti izmedju pojedinih elemenata poslovnog modela.

Ljudski faktor je ipak najbitniji

Proječan analitičar u financijama ili kontroler bi mogao pomisliti da sve ovo zvuči idealno i da predstavlja rješenje za noćne more s kojima se on suočava na kraju poslovne godine. Međutim, treba istaknuti tri važne stvari: prva je da ni jedna tehnologija ne može zamjeniti ljudski faktor, odnosno da implementacija ovakve tehnologije ima smisla u onim ogranizacijama u kojima je uspostavljenja metodologija planiranja i definiran sustav ključnih faktora poslovanja. Drugo, implementacija ovakvih sustava zahtjeva ne samo poznavanje alata i tehnologije koja je u pozadini, već i poslovnih procesa i specifičnosti poslovnog okruženja, zbog čega je puno mudrije za pomoć potražiti konzultante s „domaćeg terena“. I treće, rješenja dobavljača poput Cognosa, Corporate Plannera, Hyperiona dostupna su na našem tržištu, a o ovisno o broju korisnika, složenosti sustava i razini detalja koja se u sustavu tetira mogu koštati od nekoiko desetaka tisuća kuna pa do više milijunskih iznosa.

Koristi koje se mogu ostavariti pažljivim i promišljenim planiranjem polovanja su i više nego očite – bolja upotreba novčanih sredstava, efikasnije poslovanje, i sl – jednom rječju upravljanje budućim poslovnim rezultatom. Ali, ostvarivanje tih koristi upotrebom tradicionalnih alata i tehnika za budgetiranje, forecast i izvještavanje je iznimno teško. Bez pouzdanih podataka, čak i manageri sa ogromnim iskustvom donijet će ponekad suboptimalne odluke, zato će sve više tvrtki posezati za ovakvim sofisticiranim rješenjima.(L.I.)