Kome treba BI sustav?

Poslovna analitika

Kome treba BI sustav?

Tipično poduzeće analizira samo deset posto prikupljenih podataka. Business intelligence je način kako iskoristiti preostalih devedeset posto. BI je krovni naziv za za skupinu metoda, alata i aplikacija koje omogucavaju prikupljanje, analizu, distribuciju i djelovanje na osnovi poslovnih informacija, s ciljem donošenja boljih poslovnih odluka.

Deset osnovnih razloga za uvodenje BI sustava

  1. Okolina nije više statična. Ponuda proizvoda i usluga je ogromna, konkurencija je velika. Istraživanja pokazuju da danas ponuda roba i usluga barem 30% nadmašuje potražnju. Tržišta su zasićena. Nove okolnosti traže nova rješenja, novi izazovi nove napore. Prošla su vremena kada je bilo dovoljno proizvesti robu ili uslugu.
  2. Globalizacijom tržišta, razvojem distribucijskih kanala, “uplitanjem” interneta u svaku poru gospodarstva, stvari su se promijenile. Sada su kupac i prodavač na udaljenosti jednog klika mišemDanas su poduzeća pretrpana podacima, dok s druge strane, postoji nedostatak korisnih informacija. Da bi se smanjio raskorak izmedu količine raspoloživih podataka i informacija, potrebno je definirati procese prikupljanja podataka i njihovu “preradu” u informacije. Vrijeme reakcije na podražaje iz okoline treba skratiti!
  3. Resursi su uvijek ograničeni. Vrijeme kao najvažniji čimbenik gotovo uvijek je presudno. Stoga treba znati gdje postaviti polugu da bi se pomaknuo veliki kamenKako treba djelovati da bismo s najmanje napora riješili najveće probleme?
  4. Dekompozicija lanca vrijednosti (nabava, skladištenje, proizvodnja, prodaja, postprodajne aktivnosti) omogućava pravilnu upotrebu efekta poluge. Osim toga ona nam omogućava pronalaženje fundamentalnih rješenja za postojeće probleme, a ne ublažavanje simptoma. Obično je efekt poluge najveći u prodaji.
  5. Nalaženje novih kupaca je deset puta skuplje nego zadržavanje postojećih. Ako poduzeće uspije smanjiti odlazak kupaca konkurenciji za 5%, može udvostručiti svoju zaradu.
  6. Velika opasnost poduzeću prijeti od pritajenog nezadovoljstva kupaca. Samo 4% nezadovoljnih kupaca izravno se žali na lošu kvalitetu proizvoda ili usluga. 90% kupaca koji nisu zadovoljni kvalitetom proizvoda, izbjegavat će taj proizvod. Svaki od nezadovoljnih kupaca obavijestit će drugih deset do dvadeset osoba!
  7. Kupci odlaze jer su nezadovoljni, iako se nikada nisu žalili. Kupac koji kompaniju napusti, više se ne vraća.
  8. Kupci (uz zaposlenike i njihovo znanje) predstavljaju najveću vrijednost koju poduzeće posjeduje. Kako ih zadržati? Stabilni odnosi s kupcima ključ su dugoročne uspješnosti poduzeća.
  9. Osiguranje i održavanje likvidnosti operativni je upravljački problem. Rješenja ovog problema izravo utječu na upravljanje poslovnim rezultatom. Da bi se ovladalo ovim operativnim problemima treba poznavati svoje kupce, dobavljače, procese i veze medu njima.
  10. Da bi cijeli ciklus operativnog kontrolinga (prikupljanje podataka, planiranje, analiza i kontrola te upravljanje ) u poduzeću funkcionirao, treba imati informacijsku infrastrukturu.

BI – koncept cjelovitog pristupa problemu upravljanja poduzećem

BI daje pogled na cijelo poduzeće pri čemu svatko može dobiti upravo onu informaciju koja mu je potrebna. Ako pogled nije cjelovit, tada se analiza poduzeća svodi na indijsku priču u kojoj desetak slijepih ljudi, svaki odvojeno opipava neki dio slona – rep, trup, kljove, noge, uši, hrbat, bokove. Svaki misli da dodiruje različitu životinju i kad izvješćuju što su osjetili, svaki od njih opisuje vrlo različitu životinju. Stvarni se slon u njihovoj analizi nikad ne pojavljuje.

BI omogucava proaktivan način vodenja poduzeća, što znači da se može predvidjeti budućnost, izraditi nekoliko scenarija i biti pripremljen za svaku situaciju. Problem je kako pretvoriti informaciju u znanje. Danas se poduzeće vode na osnovi znanja: o konkurenciji, kupcima, dobavljacima, procesima. BI je proizvodnja znanja koje je osnovica za donošenje poslovnih odluka.

BI sustav i informacijski sustav

Tehnički gledano, utjelovljenje BI-a je informacijski sustav. Ne onaj sustav kakav smo navikli tj. transakcijski (salda konti, glavna knjiga, prodaja, nabava), već potpuno drugačiji. U njega podaci dolaze iz poduzeća ali i iz okoline. Izvori podataka su heterogeni a prikaz podataka agregatan. Ne zanimaju nas fakture i otpremnice, vec profiti po tržišnim segmentima, kupcima, tržišni udjeli, trendovi.

Tko koristi BI sustav?

BI sustav je izvorno bio namijenjen decision makerima, odnosno ljudima koji donose poslovne odluke. U suvremenim poduzećima odluke donose svi. Ne moraju svi odlučivati, ali mogu svi predlagati. To nije povratak u samoupravljanje, već pružanje prilike svima koji mogu dati doprinos očuvanju vitalnosti poduzeća. Informacije i znanje potrebni su svima. Danas su organizacijske strukture puno “pliće”, radi se puno projektnim načinom. Više je koordinacije a manje subordinacije. Danas je BI u donošenju poslovnih odluka nezamjenjiv koncept.

Uvodenje BI sustava u poduzeće: dobitnici i gubitnici

Izreka kaže: “Poduzeće je skup političkih interesa pojedinaca”. Uvodenje BI sustava predstavlja u poduzeću novost. Istraživanja u zapadnoeuropskim i američkim poduzećima pokazala su da je 89% problema kod uvođenja BI sustava uzrokovano ljudskim faktorom. Neizvjesnost koje donosi novi sustav najveća je prepreka. Razlog zbog kojeg se zaposlenici se obično opiru promjenama je taj što ne znaju što ce se dogoditi u novom odnosu snaga! Pripremiti zaposlenike na novi sustav zadatak je onih koji sustave uvode. Nema gubitnika, samo se redefiniraju neki odnosi: umjesto da se 90% vremena troši na prikupljanje podataka i izradu izvješća, 90% vremena trošit će se na analizu uzroka koji su doveli do odstupanja!

Koji su ključni faktori uspjeha uvođenja sustava za upravljanje informacijama i znanjem u poduzeću? Najveći doprinos uspjehu uvođenja BI-a u poduzeće daje želja menadžmenta da ima sustav upravljanja informacijama. Mora postojati potreba, odnosno mora postojati potražnja za informacijama. Tehnička superiornost ovakvih sustava: brzina pristupa, laka prilagodljivost korisniku (“ad-hoc izvješća”), laka čitljivost izvješća te uvjeravanje “da je to prava stvar” ne mogu biti protuteža otporu menadžmenta. Zašto? Menadžment je “potrošač robe” koju ti sustavi proizvode, odnosno menadžment je konzument informacija za donošenje strateških i taktičkih odluka. Ako nema potražnje za robom, nema potrebe niti proizvoditi je!

Ništa se ništa nije promijenilo

Tehnologija je bitno utjecala na protok informacija u poduzećima. Dostupnost informacija veća je nego ikada. Pitanje je menadžmenta koliko će sustav informiranja biti transparentan i afirmativan. Danas nije nužna fizička prisutnost da bi čovjek saznao ključne događaje u poduzeću.

Paradoks je da poduzeća danas imaju iste sustave komunikacije kakvi su nastali sredinom 19. stoljeća na američkim željeznicama, koje su bile prvo poduzeće koja su djelovala na velikim prostranstvima. Problem je bio što u to doba još nije bilo telegrafa. Dakle, kako koordinirati vlakovima kada su sami vlakovi bili najbrži način prijenosa informacija? Odgovor je stigao u obliku hijerarhijske organizacije koja upravlja voznim redom. Prema “dolje” se koordiniralo pisanim pravilima i zapovijedima. Prema “gore” su se vraćala izvješća o obavljenom. Sustav je bio smišljen da optimira podrobni prijenos zapovijedi nadolje kroz koropracijsku hijerarhiju, jer su zapovijedi prema dolje bile važnije od informacija prema gore da bi vlakovi mogli sigurno voziti.

Poduzeća su preuzela iste modele. Nevjerojatno je da se heterogeni skup poduzeća pokušao ponašati prema jedinstvenom obrascu komuniciranja! Gotovo po definiciji hijerarhijski lanci zapovijedanja slabi su prijenosnici informacija, u organizaciji, odozdo prema gore. Amorfna informacija obično se gubi kad se kreće od jedne osobe prema drugoj. Zašto je to tako?

Podređeni ne vole svojim šefovima prenositi loše vijesti (gotovo uvijek glasnika bude okrivljen), a šefovi se ne vole osjećati kao traka za prijenos informacija od svojih podređenih prema gore. Svjesno neodređena izvješća o mogućim nesrećama postaju sve neodređenija što se ide na višu razinu organizacije. Informacija ide prema vrhu hijerarhije putem lanca zapovijedanja samo kad se prenose vrlo dobre vijesti ili kada je nešto krenulo vrlo loše i ne može se prikriti.

BI i utjecaj na poslovnu organizaciju

BI je inteligentan sustav planiranja i analize dogadaja u poduzeću, sveden na jezik brojki. Laka dostupnost informacija i (sa)znanja o kupcima, dobavljačima, procesima i njihovim međusobnim odnosima glavna je karakteristika BI-a. Bi se pojavljuje kao moderan sustav komunikacije. Moderni sustavi komunikacija čine današnju korporaciju ostatkom prošlosti. Kako se najbolje može organizirati moderna korporacija? Vjerojatno se to još ne zna. Poslovanje u razdoblju kidanja slojeva upravljanja (neki od njih će se vjerojatno vratiti) i eksperimentiranja s različitim sustavima izvješćivanja i informiranja. Ali sigurno znamo da će vrlo različiti sustav komuniciranja, zapovijednja i kontrole dovesti do vrlo različitih oblika poslovne organizacije.

Ako je znanje moć, a ono to jest, posjednici znanja bit ce uskoro radikalno različiti i s tom će se razlikom uvesti promjene u odnose moći. To se već vidi u maloprodaji, u kojoj je crtni kod (bar code) i znanje koje s njim ide pomaklo gospodarsku moć od nacionalnih industrijskih kompanija s poznatim imenima, na maloprodavače koji kontroliraju prostor na policama i znaju što se prodaje a što ne, puno bolje i brže nego oni koji proizvod proizvode.

Iako to zahtijeva vrlo različite radnike na dnu hijerarhije, ljude koji su dovoljno bistri da donose prave odluke, to takoder zahtijeva vrlo različite ljude na vrhu, one koji mogu priopćavati strategiju kompanija tako dobro da oni na dnu donose odluke koje bi donijeli oni na vrhu kad bi imali sve informacije kojima oni raspolažu.

Koliko BI sustav košta i gdje se kupuje?

Postavlja se pitanje cijene ovakvih sustava i troškova informacija. U 21. stoljeću, stoljeću informacija i znanja, cijena informacije jednaka je cijeni opstanka na tržištu. Uvodenje sustava za upravljanje poslovnim informacijama je isplativa investicija. Knjigovodstvo ne bilježi oportunitetne troškove loših poslovnih odluka na osnovi nedostatnih informacija. Takve promašaje bilježe burza i konkurencija. Ta dva “mjerna instrumenta” nepogrešivo znaju kazniti slabosti poslovanja.

Bi sustav ne postoji kao gotov proizvod, postoje proizvođaci koji nude tehnološke platforme i znanja za implementaciju. Nema rješenja s police. Razlog tome jest činjenica da modeli odlučivanja jesu slični ali strategija, segmentacija tržišta i proizvoda, procesi i veze medu njima su različite. Heterogeni su također izvori podataka koji “hrane” ove sustave.

Koliko traje uvodenje BI sustava?

Uvođenje BI sustava je projekt kojemu nema kraja. Kako konkurencija postaje agresivnija, okolina nestabilnija i budućnost neizvjesnija, zahtjevi pred sustavima analize i prognoze postaju složeniji. BI je u funkciji planiranja (budgeting), tj. kratkoročnih poslovnih odluka ali i u funkciji strategije.

Zaključak

Kada promatramo poduzeća unutar industrije postavlja se pitanje na čemu graditi konkurentsku prednost? Što učini konkurencija, možemo učiniti i mi, a vrijedi i obrat. Koju je konkurentsku prednost najteže kopirati? Kad sve ostalo ispadne iz konkurentske jednadžbe, znanje rješavanja upravljačkih problema ostaje jedini izvor dugoročne konkurentske prednosti.

Upravo BI sustavi pomažu u rješavanju upravljačkih problema. BI sustav je takav sustav koji čuva informacije i znanje o konkurenciji, kupcima, dobavljačima, procesima i vezama medu procesima te omogućava poslovno pregovaranje, argumentirani nastup prema kupcima i dobavljačima. Omogućava kvalitetno operativno planiranje, praćenje ponašanja konkurencije, kupaca, dobavljača, promatranje pojedinih tržišnih segmenata i predviđanje buducih pojava. BI sustav omogućava bolje razumijevanje vlastitih kupaca i spoznavanje što ih potiče na takvo ponašanje.  (BI)TI ili NE (BI)TI?

hrvoje.patajac@os.hinet.hr (H.P.)