Poslovna analitika

Planirati kako planirati

Ljudi se vraćaju s godišnjeg odmora krajem kolovoza odmorni, napunjenih akumulatora, puni energije i volje za radom i kreću u nove poslovne izazove i nove radne pobjede. Gotovo je nemoguće naći otrcaniju frazu koja pokušava prikriti i umanjiti patnje radnog naroda u suočenju s poslovnom svakodnevicom nakon nekoliko tjedana zasluženog odmora.

Osim standardnih poslovnih zaduženja na koja je prosječni djelatnik u višegodišnjoj praksi navikao, u zadnjem kvartalu tu je i standardno jesenje iskušenje, poznatije pod nazivom proces planiranja. Kao što i vrapci na grani znaju, planiranje rezultata poslovanja (i njihovo ostvarivanje) osnova je uspješnosti gospodarskog subjekta. U Hrvatskoj je praksa planiranja poslovnih rezultata jako različita, ovisno o kompaniji o kojoj se radi, ali ipak se može prepoznati nekoliko uobičajenih obrazaca ponašanja.

Prvi, tradicionalno ukorijenjeni pristup, možemo nazvati Groblje slonova. Dobar stari običaj dobrih starih menadžera u mnogim dobrim starim hvatskih tvrtkama je bio prerspoređivnje zaposlenika u Službu plana i analize, kad ne znaš što bi s njim. Neće puno pomoći, ali bar neće drugdje smetati. Takav pristup rezultira činjenicom da takve tvrtke procesu planiranja prilaze “reda radi”, kako bi se napravio nekakav plan za slijedeće razdoblje, bez većih ambicija da takav plan bude realan temelj za poslovanje. Rezultate takve poslovne politike nije potrebno komentirati – svuda su oko nas.

Drugi pristup ima ishodište u dva, međusobno naizgled nepovezana procesa – jedan je općepriznata top-down metoda planiranja, a drugi je proces “tajkunizacije” Hrvatske. Ovom pristupu najbolje pristaje naziv čvrsta ruka. Osnova je slijedeća – tvrtka ima jednog vlasnika (stečenog u procesu privatizacije), koji određuje planirani cilj za slijedeće razdoblje, koji se može najčešće formulirati u nekoliko riječi – povećati ukupni rezultat za xx %, te ostvariti sve što smo ove godine planirali a nismo ostvarili (ako je takvih stvari slučajno bilo). Preostaje samo te ciljeve alocirati u odgovarajuće brojke na nižim nivoima i – plan je gotov! Takav pristup funkcionira do određene kritične veličine, a nakon toga jedna osoba ne može kontrolirati baš sve što se u tvrki događa.

Treći pristup su u Hrvatsku donijeli strani vlasnici tvrtki. U zapadnim ekonomijama plan i budžet su uistinu najbitniji poslovni dokumenti, pa se ova metoda može nazvati Sveto pismo. Osnova metode je dugotrajan, detaljno definiran proces planiranja, propisan od strane Kontrolinga, koji daje kvalitetan plan poslovanja razrađen do zadnjeg detalja. Mane ovakvog pristupa samo su dvije. Prva je da se troši jako puno ljudskih resursa za pripremu plana. Druga je činjenica da se onda cijela organizacija drži plana kao pijan plota – gleda se ostvarenje prihoda i rashoda, sve je dobro dok je sve OK, a kad dođe kraj razdoblja (godine), dolazi do paradoksa. Najčešće, ako je plan prihoda ostvaren u potpunosti, u rashodima ostaju određene rezerve koje nisu potrošene za slučaj da prihodi budu manji od predviđenih. Tada nastupa faza lude i nepotrebne potrošnje (marketing, oprema…), jer ako se predviđeni plan troškova ne ispuni, za slijedeće razdoblje biti će planiran manji iznos za troškove. Na kraju su svi zadovoljni – plan je ispunjen u potpunosti, a novci potrošeni…

Naravno, ima i onih koji gaje nekakav “srednji” pristup planiranju, koji daje suvisle rezultate uz primjereni angažman i minimalne organizacijske šokove. Ako se netko nije prepoznao u tri opisane metode, moguće je da spada u potonju grupu. Međutim, postoji i poveznica između svih koji rade planove i budžete – radi se o alatu koji se koristi za izradu planova i analize. Da, riječ je slavnom i opjevanom Microsoft Excelu, tabličnom kalkulatoru, najpopularnijem analitičarskom oruđu današnjice, nezamjenjivom na gotovo svakom anlitičarskom desktopu diljem svijeta. U doba planiranja Excel tablice frcaju naokolo, a nekoliko ljudi je vrlo često tih mjeseci u godini zaduženo za prepisivanje i konsolidaciju planova.

Međutim, u zadnjih nekoliko godina formira se poseban segment informatičkog tržišta – platforme za planiranje i budžetiranje. Kako planiranje nije ni transakcijski ni analitički proces u klasičnom smislu, nego je negdje između OLTP-a i OLAP-a, takve platforme trebaju zadovoljavati neke od uvjeta iz oba svijeta. Kao prvo, moraju omogućavati podršku top-down i bottom-up planiranju, te višekorisnički unos i izmjenu podataka putem web-sučelja. Zatim, nužna je podrška za alokacije, konsolidacije i multidimenzionalni pregled podataka. Svojevrsni engine poslovnih pravila baza je za integraciju više poslovnih planova (prihoda, troškova, investicija, ljudskih resursa…) u financijski plan i planska osnovna financijska izvješća. Naravno, taj engine bi trebao omogućavati brzu rekalkulaciju i what-if analize. I na kraju, sve bi se trebalo jednostavno uklopiti u postojeći sustav, brzo implementirati i ne biti jako skupo.

Ono što je najbitnije je činjenica da takve platforme u svijetu postoje, dobro, ne baš takve, ne zadovoljavaju jedino “ne biti jako skupo” uvjet u hrvatskim okvirima. S druge strane, takve platforme skraćuju proces planiranja – analitičari kažu da se ostvaruju uštede u ljudskim i vremenskim resursima i do 70%. Sam proces postaje jednostavniji i precizniji, a kontroleri dobijaju moćno oružje za planiranje i simulacije.

Takvi proizvodi na hrvatskom tržištu i implementirani sustavi u hrvatskim tvrtkama mogu se nabrojati na prste, ali ako ste decision maker, možda ne bi bilo da loše da u planu za slijedeću godinu odvojite pokoju kunu na sranu za investiciju u takav sustav, jesenji dani na poslu mogli bi biti ubuduće puno lagodniji… (D.O.)