Poslovna analitika

Poslovno odlučivanje i sustavi za potporu odlučivanju

Piše: Lucija Crljenko Perković, univ.spec.oec.

Poslovanje tvrtki danas zahtjeva brzu prilagodbu novim trendovima na tržištu i zahtjevima kupaca sa ciljem održavanja konkurentnosti, opstanka tvrtke na tržištu i ostvarivanje profita kao krajnjeg cilja svake tvrtke. Menadžment današnjice ima jako težak zadatak upravljanja tvrtkom jer su promjene jako brze i neminovne. Temelj upravljanja tvrtke je odlučivanje. Strateške odluke određuju ciljeve tvrtke, a sve ostale odluke se moraju njima prilagođavati i provoditi. Samo jedan kriva odluka tvrtku može tvrtku jako oštetiti, a osim toga ako odluke nisu pravovremene odluke tvrtka može izgubiti svoju poziciju na tržištu. Upravo zbog toga poslovne odluke se moraju donositi jako brzo, a ujedno moraju biti temeljene na točnim, pravovremenim i potrebitim informacijama. Samo takve odluke zajedno sa iskustvenim znanjem menadžera mogu rezultirati odlukama koje će moći odgovoriti zahtjevima tržišta.

Što su sustavi za potporu odlučivanju?

Sedamdesetih godina prošlog stoljeća znanstvenici su počeli prepoznavati važnu ulogu kompjuterski podržanog informacijskog sustava, koji podržavaju menadžere u njihovom donošenju odluka u rješavanju strukturiranih, polustrukturiranih i nestrukturiranih problema. Od tada sustavi za potporu odlučivanju (Decision Support Systems) postaju bitan dio računalno podržanog informacijskog sustava. Razvijaju se sa ciljem smanjivanja sveprisutne nesigurnosti kod donošenja poslovnih odluka. Postoji jako puno definicija sustava za potporu odlučivanja. Jedna od definicija je da je to specifičan kompjuteriziran informacijski sustav koji podupire poslovanje i poslovno odlučivanje u poduzeću. Kvalitetno izrađen sustav za potporu odlučivanju je interaktivan kompjuterski sustav koja ima za cilj pomoći donositeljima odluke da prikupe informacije iz neobrađenih podataka, dokumenata i poslovnih modela da bi identificirali i riješili probleme te donijeli odluke. Sustavi za potporu odlučivanju su dio cjelokupnog informacijskog sustava poduzeća. Sustav za potporu odlučivanju (eng. Decision support system- DSS) obrađuje postojeće podatke, dobivene iz različitih unutarnjih i vanjskih izvora da bi stvorio informacije potrebne za odlučivanje. Pomaže menadžeru pri organizaciji informacija, identifikaciji i dohvatu informacija potrebnih za donošenje odluke, te analizi i transformaciji tih informacija. Osnovna namjena takvih sustava je rukovodstvu tvrtke pružiti informacije za donošenje poslovnih odluka u realnom vremenu.

Sustav za potporu odlučivanju je jedan od najsloženijih informacijskih sustava. Ovaj sustav služi za potporu odlučivanju kod slabostrukturiranih i nestrukturiranih problema, a također su popularni u donošenju rutinskih problema. Svaki ovakav sustav mora biti dovoljno jednostavan i nastrojen korisniku kako bi bio pristupačniji, te mora biti fleksibilan kako bi prihvatio promjene u načinu odlučivanja ili zadanom problemu te u skladu s tim kvalitetno odgovoriti na tu promjenu. Koristi li se ovaj sustav pravilno, najviše koristi donosi kada je tržište nestabilno te tvrtka posluje u uvjetima nesigurnosti.

Kada i zašto?

Što se tiče samog načina odlučivanja, ovaj sustav je najkorisniji kod racionalnog odlučivanja. Kod racionalnog odlučivanja donositelj odluka se služi analitičkim metodama i mora biti jako dobro informiran, dok se kod intuitivnog odlučivanja i kod odlučivanja na temelju prosuđivanja vodi isključivo intuicijom i iskustvima iz prošlosti. Upravo iz tog razloga je sustav za potporu odlučivanju najkorisniji pri racionalnom odlučivanju.

Sustav za potporu odlučivanju najkorisniji je pri neprogramiranom odlučivanju i nestrukturiranim odlukama, gdje se ne zna postupak odlučivanja. Cilj sustava u tom slučaju je pribaviti korisniku što više informacija zahvaljujući kojima će donijeti najkvalitetniju odluku u danom trenutku. Sustav pri tome mora biti dovoljno jednostavan za korištenje, a ujedno i dovoljno fleksibilan da može funkcionirati u promjenjivim uvjetima poslovanja.

Uloga potpore odlučivanju jest osiguravanje temelja kako bi menadžer mogao donijeti optimalnu odluku na temelju raspoloživih informacija. U tom aspektu uloga potpore odlučivanju jest pribavljanje, čišćenje, vrednovanje i prezentiranje relevantnih podataka. Nadalje, većina poslovnih problema ima prevelik broj rješenja da bi ih menadžer sam procijenio i odabrao najbolju. Stoga je uloga potpore odlučivanju i izgradnja računalnog modela kojim će se te opcije evaluirati te pronalaziti one najbolje.

Samo neke od mnogobrojnih prednosti ovakvih sustava su: izrada izvještaja po potrebi, dobivanje isključivo onih informacija koje su potrebne, pritom zanemarujući nepotrebne podatke, mogućnost izrade izvještaja kako za top menadžment, tako i za nižu razinu menadžmenta, analiza velikih količina podataka u relativno kratkom vremenu.

Ljudski faktor

Ono što je vrlo bitno kada se govori o sustavima za potporu odlučivanju su krajnji korisnici, budući i postojeći. Da bi sustav za potporu odlučivanju bio funkcionalan, te najbolje iskorišten, bitno je da bude zanimljiv i jednostavan krajnjim korisnicima tj. onima koji će odluku donositi na temelju podataka iz tih izvora. Vrlo je bitno i pri samoj izradi i implementaciji jednog takvog sustava od samog početka uključiti menadžere iz određenih područja te ostale donositelje odluka. Oni će dati svoju viziju sustava, tj. što žele i što im treba. Nakon implementacije, poželjno je da se održi i edukacija. Inače se može desiti da tvrtka implementira sustav, pri tome investira određena sredstva, a sustav ostane potpuno neiskorišten. Samo znanje upotrebe tih sustava dati će mogućnost njegova korištenja.

Na žalost, veliki broj hrvatskih menadžera i dalje ne shvaća nužnost takvih sustava, a odluke se i dalje dosta često donose na temelju intuicije i iskustva. Tako da osim edukacije o tehnici rada na takvim sustavima, nužna je i edukacija o koristima koje oni pružaju.

Zaključak

Informacija je moć. Smatra se jednim od ključnih čimbenika današnjice. Sustavi za potporu odlučivanju omogućuju menadžerima pristup informacijama i na taj način prepoznavanje prilika i prijetnji, detektiranje mogućih i postojećih problema, te donošenje odluka temeljeni na kvalitetnim informacijama dobivenim iz skladišta podatka tvrtke. Sustavi za potporu odlučivanju su ustvari programska podrška koja menadžerima isporučuje informacije bitne za odlučivanje, što znači za upravljanje poduzećem. Samo takve odluke mogu rezultirati prosperitetom tvrtke, te ostvarivanjem profita kao temeljnog cilja tvrtke.