To BI or not to BI?

Poslovna analitika

To BI or not to BI?

Piše: Lidija Ivaštinović

Nema dileme – odgovor je definitivo «to BI». Business Inteligence (BI) sustavi postali su neizostavno oruđe svih razina managementa u procesima odlučivanja.

Pojam poslovne iteligencije u zadnjih je nekoliko godina toliko «in» da ga je  gotovo nemoguće izbjeći, što i ne čudi, s obzirom da nudi rješenje za jedan od najvećih problema managmenta – donošenje kvalitetnih poslovnih odluka. Sigurno je i da će se dalje razvijati i postajati sve sofisticiraniji.

Odlučivanje

Poslovna inteligencija usko je povezana sa činjenicom da si niti jedno ozbiljno poduzeće u uvjetima kakvi danas vladaju na tržištu, a pri tome mislimo najprije na žestoku konkurenciju, sve zahtjevnije kupce i okolnosti koje se mijenjaju nevjerojatnom brzinom, ne može priuštiti grešku da se poslovne odluke donose intuitivno, na temelju subjektivnih procjena managera. Poslovne su odluke raznolike i nema managera koji u svom svakodnevnom poslu ne mora donijeti bar nekoliko odluka, poput: kada lansirati novi proizvod na tržište, koja je cijena s kojom ići, koliki rabat dati velikim kupcima, na kojoj razini držati zalihe, i sl.  Poslovno pravilo broj jedan je da odlučivanje o ovakim i sličnim stvarima mora biti na temelju kvalitetnih informacija. Važnost ovoga posebno raste u novim i neočekivanim situacijama, u kojima poduzeće mora imati mogućnost da se brzo i bezbolno snađe, i izvuče za sebe maksimalnu korist. Za managera je kvalitetna ona informacija koja mu je na raspolaganju u momentu kad mu je potrebna, u koju se može pouzdati kao točnu, i koja mu nosi novu vrijednost, odnosno koja ima smisla u njegovom poslovnom okruženju i koju može upotrijebiti u korist poduzeća.  Ovakav način ponašanja modernog managementa naziva se poslovnom inteligencijom.

BI se intenzivno počeo razvijati kada su poduzeća automatizirala svoje poslovne procese, odnosno implementirala različite transakcijske sustave, koji su se vrlo brzo pokazali kao izvrsni generatori velikih količina podataka. Došlo je do tzv.eksplozije podataka – podaci su se sve više gomilali, nastajale su nove i nove baze, ali se do njih nije moglo brzo i jednostavno,  pa se nisu niti upotrebljavali. Paralelno s time rasla je svijest to tome da u takvim podacima leži veliki potencijal i pravo bogatstvo, ali da je potrebno nešto čime će se ti podaci objediniti, obraditi i staviti na raspolaganje managementu. I tako je nastao BI, kojeg bismo, ovaj put s tehničke strane, najjednostavnije mogli opisati kao proces kojim se sirovi podaci pretvaraju u informacije. Te informacije se zatim analiziraju i koriste u procesu odlučivanja.

Infrastruktura

Samo poslovno odlučivanje kompleksan je proces koji zahtjeva mnoštvo raznolikih informacija, kako internih, tj. onih koji dolaze iz poduzeća, tako i eksternih tj. onih koji dolaze iz okruženja.  Ujedno te informacije moraju biti integrirane i posložene na način koji je najpogodniji za odlučivanje, dakle onaj koji omogućava takvo pretraživanje podataka koje je intuitivno i prati način na koji manageri razmišljaju dok donose neku odluku. Ako ste manager u nabavi i idete na pregovore sa jednim od svojih najvećih dobavljača sa ciljem da dogovorite što povoljnije uvjete, svoju pregovaračku moć ćete znatno ojačati ako vam su vam informacije o vašem dosadašnjem odnosu s tim dobavljačem transparente i lako čitljive. Koliko sam ukupno prometa s njim napravio, koji proizvodi najbolje idu, po kojim uvjetima kupujem, da li je ono što najbolje ide ujedno i najprofitabilnije za mene, tko su mu konkurenti i što mogu s njima dogovoriti? Obično taj proces razmišljanja kreće od nekakve generalne slike, koje se kasnije razlažu na sve više i više. Iako je važno imati na umu da je poslovna inteligencija prije svega način razmišljanja, bilo je logično da se za podršku ovako složenom procesu razvije čitav niz softverskih rješenja koja ga olakšavaju, ubrzavaju i djelomično automatiziraju.

Gledano sa stanovišta informatičke infrastrukture, svaki BI sustav započinje sa izgradnjom skladišta podataka. Skladište podataka bismo najjednostavnije opisali kao jednu centralnu bazu podataka u koju se slijevaju svi podaci koji nastaju u poduzeću, bez obzira da li je izvor tih podataka neka transakcijska aplikacija, ili druge, tzv. individualne aplikacije koje se nalaze na osobnim računalima zaposlenika, poput xls ili Access datoteka, ili su to pak podaci nabavljeni izvan poduzeća i sl.

Front-end platforme

Ovako pripremljeni podaci su spremni za analize. Postoji čitav niz mogućnosti koji stoje na raspolaganju za eksploataciju i vizualizaciju podataka. Osnovni način je  automatsko kreiranje i distribucija izvještaja na svim razinama odlučivanja, a najpopularniji i najrašireniji način za sada  su multidimenzionalne analize ili OLAP. OLAP (eng. on-line analytical procesing) omogućava brze ad-hoc analize i traženje odgovora na poslovna pitanja poput Kakva je naplata od kupaca ovaj mjesec? Traženje odgovora na ovakvo pitanje je obično prava mala avantura, a funkcionalnosti OLAP-a omogućavaju da se najviše sa dva tri klika mišom dođe do željenog odgovora. Podrazumijeva najprije pogled na ukupnu naplatu i odnos naplaćenog i fakturiranog, zatim spuštanje na niže razinu, odnosno kupce koji kvare sliku o naplati, mijenjanje pogleda sa tekućeg mjeseca na cjelokupnu povijest odnosa sa tim kupcem, uvid u utužene stavke i sl, sve dok se ne donese odluka o tome da li će mu se zaustaviti isporuka, zatražiti sastanak, poslati na utuženje ili nešto treće.

Osim ovih, temeljnih BI sustava, postoje i mnogi drugi, puno sofisticiraniji koji još nisu toliko zaživjeli u praksi, ali je to ionako samo pitanje vremena. Tu prije svega treba izdvojiti data mining algoritme, koji omogućavaju pronalaženje skrivenih i ne tako očitih veza među podacima, do koji se ne može doći ručnim analiza, budući da se radi o složenim statističkim analizima. Svoju najveću primjenu ovi algoritmi nalaze u djelatnostima poput maloprodaje, bankarstva i sl. u okviru sustava za upravljanje odnosima sa klijentima (eng. Customer Relationship Management). Neki od tipičnih primjera upotrebe data mining algoritama bili bi npr. segmentacija klijenata ili pak analize potrošačkih košarica za optimalan raspored artikala u dućanima.

Takodjer se u zadnje vrijeme značajno razvijaju i tzv. analitičke aplikacije, od kojih su svakako najpopularnije aplikacije za automatizaciju marketinških kampanja (eng. marketing automation) koje služe za kreiranje kampanja, izbor ciljnih skupina, izvođenje kampanja i analizu povratnih informacija.

Kako se implementira BI sustav

Baš kao ni jedan drugi informatički sustav, tako ni BI sustav nije jednostavno implementirati i zahtjeva prije svega sustavan i metodološki pristup. Sam proces implementacije BI sustava mogao bi se sažeti u sintagmi «Misli globalno – djeluj lokalno», što bi značilo osmisli i dizajniraj cijeli sustav, a zatim realiziraj komponentu po komponentu «gorećim» prioritetom. U implementaciji se uvijek se kreće sa onim segmentom poslovanja koji je najkritičniji (najčešće je to prodaja) jer je izuzetno važno da se prvi mjerljivi i vidlji rezultati dobiju brzo, kako bi se osigurala dugoročna podrška. Brzi rezultati u jednom segmentu najbolji su promotor sustava u ostataku poduzeća.

Unatoč tehnologiji, čija je uloga da proces odlučivanja učini lakšim, bržim i pouzdanijim, ipak je važno razumjeti da su krajni korisnici – konzumenti podataka iz ovakvih sustava, ključni faktori uspjeha projekta implementacije. Oni su pokretači cijelog procesa odlučivanja koji postavljaju prava pitanja i traže odgovore. Bez njihove aktivne uloge najprije u definiciji sustava, a zatim u testiranju podataka, nema niti sustava. Bi sustavi ne nude poslovne odluke sami od sebe, već samo efikasan dostup do svih potrebnih informacija. S obzirom da implementacija tehnologije uvijek sučeljava informatičare i poslovne korisnike, u stvarnosti to ponekad izgleda kao da su jedni sa s Marsa, a drugi sa Venere, jedan od ključnih faktora uspjeha implementacije jest i tzv. commitment cijele organizacije, a posebno top managementa ovakvom projektu.

Projekti u Hrvatskoj

Dok se pred godinu ili dvije to nije moglo niti naslutiti, poslovna inteligencija je kao koncept i način razmišljanja već uhvatila korijene na hrvatskoj poslovnoj sceni. Mnoge veće i srednje tvrtke trenutačno implementiraju ili već imaju implementirane BI sustave u nekim ili svim segmentima poslovanja. Tijekom izvedbe tih projekata,  stvorio se krug ljudi koji se bave ovim poslom, a zanimanje BI projektant, konzultant ili analitičar se sve češće može vidjeti na oglasima za posao. Jedan dio poduzeća već kreće prema daljnjem usavršavanju ovakvih sustava, prije svega implementaciji sustava za planiranje i scorecarding, te njihovoj integraciji sa izvještajnim sustavima, pri čemu gotovo nimalo ne zaostajemo za svjetskim standardima.

Rezultati i uštede

S obzirom da se radi o još uvijek relativno skupim igračkama nameće se pitanje isplativosti i povrata investicije. U tom smislu važno je istaknuti da BI sustav ne nudi nikakvu direktnu financijsku korist, već se korist ogleda kroz procese koje BI sustav olakšava ili omogućuje, i u tom smislu indirektno pridonosi smanjenju troškova (ljudi i vremena potrebnih za pripreme i analize podataka) i povećanju prihoda (nastalih temeljem brzih i ispravnih poslovnih odluka). (L.I.)